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Publié le 11 mai 2020 – Mis à jour le 11 mai 2020

Arrivée à la rentrée d'août dernier, Aurore Mignier est seule dans son service depuis début mars, dans l'attente de l'arrivé d'un.e prochain.e responsable du Pôle Archives. Avant le confinement, elle encadrait quatre vacataires et un stagiaire, mais leurs missions ne pouvant s'effectuer à distance, leur travail a été suspendu. Comment a-t-elle adapté l'activité du pôle Archive pendant le confinement ?

Ayant habituellement 3 heures de transport par jour, je vis plutôt bien cette période, profitant de passer plus de temps chez moi, confinée en ville avec mon compagnon. J'ai maintenu la même routine qu'en présentiel : boire un thé le matin pour bien commencer la journée. J'écoute peut-être la musique bien plus fort qu'au bureau !

Bureau Aurore
En revanche, il a fallu adapter l'activité. Le travail du pôle Archives s'organise normalement en deux phases : en salles d'archives et/ou dans les services et au bureau (* voir ci-dessous). J'essaie d'équilibrer le temps consacré à chacune, mais c'est parfois compliqué. Le confinement m'a ainsi permis de rattraper le retard sur les tâches de bureau. Je me suis attelée à la mise à jour des inventaires, des bases de données, d'enrichir des tableaux de gestion, de répondre à des demandes de collègues...

J'ai aussi dispensé 4 formations en visioconférence : archives de scolarité, archives financières, comptables et RH, archives de la recherche et une initiation à l'archivage électronique.Pour chacune, il s'agit d'expliquer l'intérêt, les procédures réglementaires de la gestion des archives, de donner des exemples de typologies (par exemple les mémoires pour les archives de scolarité), et des conseils concrets de bonne gestion (tel que le conditionnement en boîte).
La préparation d'une formation ne varie pas, qu'elle se fasse en présentiel ou en visio. Je craignais que la technologie ne fonctionne pas bien, mais finalement tout s'est bien déroulé. C'est d'ailleurs aussi bien en visio qu'en présentiel... avec parfois un peu d'insolite, le chat d'une collègue s'étant invité brièvement lors d'une visio.

Des conseils ?
Nous vivons une période particulière, qui peut s'avérer angoissante, et je trouve que c'est le bon moment pour retrouver quelques madeleines de Proust : je me suis remise à regarder la série Downton Abbey et si j'avais eu tous mes livres chez moi, je me serais replongée dans l'Assassin Royal. La période est propice aux grandes sagas !
 
(*) Organisation habituelle du pôle Archives

Les missions du pôle Archives se divise en deux temps :

  • le travail en salles d'archives et/ou dans les services : dresser des inventaires, des bordereaux d'élimination, transférer des fonds d'archives entre deux salles, auditer des services, assurer la communication des archives...
  • le travail au bureau : répondre aux demandes des collègues (prises de rendez-vous, typologies à éliminer, communication etc), mise à jour des inventaires, saisie des bordereaux d'élimination sur le logiciel des Archives Départementales pour obtenir leur validation, préparation de formations...
Par ailleurs, le Pôle Archives est actuellement mobilisé pour gérer Plan Campus, en auditant les services qui déménagent, pour identifier les archives à conserver et celles à détruire.